El manual de PLD/FT es el documento en donde se plasman todas las políticas y procedimientos de prevención y cumplimiento de las entidades, es el primer documento que deben revisar el personal de la entidad en caso de dudas en cualquier procedimiento y es el primer manual que se requiere tener elaborado desde su constitución.
El documento debe contener todos los capítulos de las Disposiciones de Prevención y la estructura de su redacción puede ser parecida a la siguiente:
Obligación “n”:
1. Criterio: la entidad debe dar cumplimiento a la obligación "n" en los siguientes supuestos:
Criterio 1.
Criterio 2.
Criterio 3.
2. Procedimiento: en caso de que se cumpla algún criterio de los anteriores el procedimiento a realizar será el siguiente:
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Mencionar los cargos que llevarán a cabo cada procedimiento y agregar flujogramas en procedimientos con varios responsables, ayudará al personal a que tengan claro cómo llevarlo a cabo.
El manual debe contener todas las obligaciones que se mencionan en las Disposiciones de Prevención, y de acuerdo a los productos, servicios, tecnologías, canales de distribución y operación de la entidad, debe indicárse la razón por la que ciertas obligaciones no aplican a la entidad y por lo tanto no tienen un procedimiento.
Sobre el capítulo de Enfoque Basado en Riesgo.
Con la actualización de las Disposiciones de Prevención cada entidad debe diseñar, implementar y valorar una metodología de enfoque basado en riesgos; la documentación de la metodología puede estar contenida en el manual de PLD/FT como un capítulo o en un documento adicional; si documentaste tu metodología en otro documento, ten en cuenta que deben concordar en caso de actualizaciones.
Las metodologías que hemos visto se basan únicamente en indicadores y elementos de riesgo de la propia entidad para que el sistema automatizado calcule el grado de riesgo de los clientes desde que se ingresa la información, pero el que en las Disposiciones y la guía para la elaboracón de la metodología mencione la palabra “Prácticas”, es decir, la forma de hacer negocios, la metodología y el sistema deben poder medir cualquier elemento interno o externo que pueda impactar negativamente a nuestra entidad.
Consideraciones generales.
El manual de PLD/FT debe contemplar las publicaciones y guías que la CNBV comunica a los oficiales de cumplimiento, con cada publicación el oficial de cumplimiento o personal a su cargo deben resumir de los documentos publicados y actualizar el manual agregando los subtítulos que correspondan y realizar capacitación al personal responsable de los procedimientos.
Contáctanos si necesitas ayuda para la actualización de tu manual o contráta la póliza de PLD/FT que incluya el servicio de actualización de tu manual por un periodo de 1 año.
